Kosan Gas on sitoutunut varjelemaan yksityisyyttäsi ja suojaamaan henkilötietojasi, kahta periaatetta, jotka on suojattu Euroopan unionin perusoikeuskirjassa. Kosan Gas on UGI Internationalin tytäryhtiö. UGI Internationalin Euroopan talousalueen ("ETA"), Sveitsin ja Yhdistyneen kuningaskunnan tytäryhtiöihin, mukaan lukien Kosan Gas, viitataan tässä tietosuojailmoituksessa yhteisesti nimellä "UGI". Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, joita olet luovuttanut asiakkaana, entisenä asiakkaana tai potentiaalisena asiakkaana tai jotka olet luovuttanut käyttäessäsi tuotteitamme ja palvelujamme. Tämä tietosuojailmoitus annetaan sinulle sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti, mukaan lukien, mutta ei siihen rajoittuen, yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 (GDPR) täytäntöön panevat lait (yhdessä "tietosuojalait "). Se koskee vain ETA:n, Sveitsin ja Yhdistyneen kuningaskunnan niitä asukkaita, jotka käyttävät tai haluavat käyttää palveluitamme, ja se selittää, mitä henkilötietoja (tietosuojalakien mukaisesti) annat meille ja miten käytämme henkilötietojasi tarjotaksemme sinulle palvelujamme ja tuotteitamme. Tämä tietosuojailmoitus ei koske ETA-maiden, Sveitsin ja Ison-Britannian ulkopuolisia asiakkaita, aiempia asiakkaita tai potentiaalisia asiakkaita.

Sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti Kosan Gas on henkilötietojesi rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjä määrittelee henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksen ja keinot sekä toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaakseen, että käsittely toteutetaan sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Sisällytimme tähän tietosuojailmoitukseen yhteenvedon oikeuksistasi, joilla voit hallita miten me käytämme henkilötietojasi. Kosan Gas on palveluntarjoaja asiakkaillemme, ja siksi haluamme antaa sinulle vallan päättää siitä, miten käytämme henkilötietojasi. Tämä tietosuojailmoitus voidaan päivittää aika ajoin. Käyttämällä palvelujamme ja/tai ostamalla tuotteitamme hyväksyt tuolloin voimassa olevan päivitetyn tietosuojailmoituksen.

Henkilötietosi
Henkilötietosi sisältävät kaikki sinuun liittyvät tiedot, joissa olet tunnistettu tai josta olet tunnistettavissa. Saatamme kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja: (i) suku- ja etunimesi; (ii) postiosoitteesi ja sähköpostiosoitteesi (jos luovutat ne); (iii) toimitusosoitteesi GPS-koordinaatteineen; (iv) syntymäaikasi ja -paikkasi; (v) lanka-ja/tai matkapuhelinnumerosi; (vi) asiakaskoodisi; (vii) tunnisteet; ja/tai (viii) pankkitietosi.

Keräämme erityyppisiä henkilötietoja eri lähteistä, mukaan lukien: (i) tilitiedot, jotka annat meille, kun avaat ja muokkaat tiliäsi; (ii) tiedot, jotka annat suoraan meille, kun rekisteröidyt käyttämään sivujamme; (iii) tiedot, jotka annat meille saadaksesi meiltä palveluja tai tuotteita; (iv) tietoja, joita keräämme palveluidemme käytöstä, tuotteidemme ostamisesta, joita annat sähköposteissa ja puheluissa tai valtuutetuilta kolmansilta osapuolilta; ja (v) tiedot, joita keräämme verkkomaksujen käsittelemiseksi.

Lisäksi saatamme yhdistää henkilötietojasi, jotka on kerätty sopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä, muiden henkilötietojen kanssa, joita me tai kolmannet osapuolet laillisesti keräävät sinusta, kuten erityisesti viestintämme sähköpostilla, puhelimitse tai muulla tavoin sekä puhelutallenteet. Jos me nauhoitamme puhelut (ilmoitetaan sinulle näiden tallennettujen puhelujen alussa), puhelut sisältävät henkilötietojasi ja säilytämme näiden puhelujen tallenteita säilytysaikojemme mukaisesti (ks. jäljempänä tässä ilmoituksessa). Kaikki henkilötiedot, jotka on kerätty suoraan tai välillisesti, käsitellään ja suojataan tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti.

Keräämme joitakin henkilötietojasi suostumuksellasi seuraavasti:

• Markkinointitarkoituksiin, kaupallisten tiedotteidemme tai myynninedistämismateriaalimme tilaukset, osallistumisesi tai ilmoittautuminen messuille tai tapahtumaan;
• Sivustojemme käyttö erityisesti asiakastilin luomisen tai hallinnan yhteydessä;
• Viestintämme, erityisesti asiakaspalvelun tai jakelupalvelun kanssa;
• Palvelun laadun seuranta, erityisesti puhelinkeskusteluiden tallenteet;
• LPG-sylintereiden/-säiliöiden pantti-ilmoitusten tallenteet;
• Osallistuminen kilpailuihin tai kyselyihin ja/tai
• Osallistuminen erikoistuneiden palveluntarjoajien tekemiin tutkimuksiin.

Emme pyydä emmekä tietoisesti kerää henkilötietoja alle 13-vuotiailta.

Miksi keräämme henkilötietojasi?
Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi harjoittaaksemme liiketoimintaamme, jotta saat laadukkaita palveluja. Keräämme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat riittäviä ja olennaisia ja rajoittuvat siihen, mikä on käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeen.

Henkilötietojesi keräämisen ja käsittelemisen oikeusperusta on kaikkien sopimusta edeltävien ja sopimukseen perustuvien sopimusvaiheiden suorittaminen sekä sinun ja Kosan Gasin välisen energiantoimitussopimuksen ("sopimus") täytäntöönpano. Keräämme myös henkilötietojasi, jotta voimme täyttää lakisääteiset, sääntelyyn liittyvät ja sopimusperusteiset velvoitteemme sekä puolustaa ja vahvistaa etujamme, erityisesti oikeudellisia vaateita ja muita riitoja asiakkaiden ja/tai kolmansien osapuolten kanssa.

Tässä ilmoituksessa sopimusta edeltävät toimet tarkoittavat kaikkia toimia, jotka olemme toteuttaneet palvelun ja tuotetarjonnan esittelyn yhteydessä ja jotka saattavat vaatia henkilötietojen keräämistä, jotta ne täyttäisivät odotuksesi.

Henkilötietojen antaminen on tarpeen sopimuksen tekemistä ja täytäntöönpanoa varten. Jos et ole antanut henkilötietojasi, emme voi täyttää pyyntöäsi emmekä tarjota sinulle pyydettyjä tuotteita ja palveluita.

Tarkemmin sanottuna käytämme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Tuotteiden ja palvelujen tarjoamiseksi ja sopimuksessa määritettyjen velvoitteiden suorittamiseksi;
• Mahdollistamaan maksujen käsittely;
• Tarjotaksemme sinulle tarpeitasi vastaavat palvelut;
• Lähettääksemme sinulle suostumuksellasi mieltymystesi mukaisia kaupallisia viestejä ja mainontaa;
• Kehittääksemme tehokkaita ja innovatiivisia tuotteita;
• Suorittaaksemme analyysejä, kehittääksemme tilastoja ja hyödyntääksemme tietojen analysointia kaupallisten ja logististen toimiemme mukauttamiseen;
• Helpottaaksemme tilausten täyttämistä, mukaan lukien reittisuunnittelu ja kysyntäennusteet;
• Noudattaaksemme oikeudellisia ja sääntelyvelvoitteitamme ja vaatimuksiamme;
• Ratkoaksemme sinun tai kolmannen osapuolen kanssa riita-asioita, joihin henkilötietosi liittyvät;
• Suorittaaksemme automatisoitua käsittelyä ja profilointia; ja
• Täyttääksemme velvoitteemme sinulle.

Mitä teemme henkilötiedoillasi
Kaikkia kerättyjä tai luovuttamiasi henkilötietoja käytetään palvelujen tarjoamiseen. Oikeudellinen perusteemme käsittelylle on siten sopimusvelvoitteidemme täyttäminen ja/tai sopimusta edeltävien toimien suorittaminen.

Käsittelemme henkilötietoja, kun se on meidän tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun mukaista. Tähän sisältyy vaatimuksemme käyttää henkilötietojasi oikeudenkäynneissä tai muissa juridisissa tarkoituksissa, jotka liittyvät meihin ja/tai tytäryhtiöihimme. Tähän liittyen meidän on ehkä siirrettävä henkilötietojasi kolmansiin maihin, joissa ei ole riittäviä tietosuojalakeja, kuten Yhdysvaltoihin, jossa emoyhtiömme sijaitsee. Ryhdymme tässä tapauksessa tarvittaviin toimenpiteisiin suojataksemme henkilötietojasi tietosuojalakien mukaisesti. Suojaamme arkaluonteisten henkilötietojen yksityisyyttä ja turvallisuutta tietosuojalain vaatimusten mukaisesti.

Voit myös suostua siihen, että käytämme henkilötietojasi tässä ilmoituksessa kuvatulla tavalla. Emme käytä henkilötietojasi mihinkään muuhun tarkoitukseen ilman suostumustasi. Sinulla on oikeus ilmoittaa meille, että et halua saada meiltä yhteydenottoja mihinkään muuhun tarkoitukseen sen jälkeen, kun olet alun perin antanut suostumuksesi.

Meillä on myös lupa käsitellä henkilötietojasi täyttääksemme oikeudelliset ja sääntelyvelvoitteemme ja/tai sopimusvelvoitteemme sinulle, jotta voimme tarjota sinulle palveluita, hallinnoida asiakastiliäsi ja hallinnoida teknisiä ongelmia tai tukipyyntöjä.

Osa henkilötiedoistasi käsitellään Yhdysvalloissa ja säilytetään palvelimilla Yhdysvalloissa. Käyttämällä palveluitamme hyväksyt nimenomaisesti sen, että henkilötietojasi siirretään Yhdysvaltoihin, jossa tietosuojalakien taso voi olla alhaisempi kuin asuinmaassasi. Tietoturvatoimenpiteemme on kuvattu jäljempänä tässä tietosuojailmoituksessa.

Henkilötietojasi voidaan jakaa seuraavien vastaanottajien kanssa, jos jakaminen on tarpeen henkilötietojesi keräämisen ja käsittelyn tarkoituksen saavuttamiseksi:

• Sisäiset vastaanottajat: asiakaspalvelukeskuksemme ja logistiikkatoimistot; rahoitus-, laki-ja markkinointiosastomme; tytäryhtiöidemme markkinointiosastot; sekä tytäryhtiöidemme, mukaan lukien emoyhtiömme, oikeudelliset ja sisäiset valvontatehtävät, jotka voivat olla kolmansissa maissa ja jotka ovat velvollisia noudattamaan sovellettavia tietosuojavaatimuksia.
  
  
• Kolmannen osapuolen vastaanottajat, jotka olemme palkanneet täyttämään sopimuksen tai auttamaan eitä tarjoamaan palveluja ja tuotteita asiakkaillemme, ulkoiset neuvonantajat ja tilintarkastajat, vastapuolemme (tarvittaessa) ja palveluksessamme olevat palveluntarjoajat; kolmannen osapuolen vastaanottajia ovat: kuljettajat; tarkastajat ja teknisten laitteistojen ylläpidosta vastaavat henkilöt; Call Centerit; tapahtumajärjestäjät, suhdetoiminta-, mainonta- ja markkinointitoimistot; kumppanien foorumit; vihjegeneraattorit; painajat, dokumenttien hallinta-, paperikopio- ja verkkoarkistointipalvelujen tarjoajat; tutkimusten tai tilastollisten analyysien tarjoajat; kolmannen osapuolen sovellusten ylläpidon, ohjelmisto palvelujen ja säilytyksen tarjoajat; pankit; riitatapauksissa tutkijat, oikeudelliset neuvonantajat, perintätoimistot, ulosottomiehet, asianajajat ja notaarit sekä riita-asian osapuolet.

Emme salli minkään muun kolmannen osapuolen käyttää henkilötietojasi, ellei sovellettavissa laeissa tai tietosuojakäytäntöjemme mukaisesti toisin vaadita tai sallita. Saatamme luovuttaa henkilö tietojasi alihankkijoillemme, agenteillemme tai maksupalveluntarjoajille (jotka voivat sijaita Yhdysvalloissa tai ETA-alueen ulkopuolella), jotka palkkaamme auttamaan meitä palvelujen tarjoamisessa edellyttäen, että alihankkijat tai edustajat sitoutuvat kirjallisesti noudattamaan tässä tietosuojailmoituksessa kuvattuja tietosuoja- ja turvallisuusstandardeja. Henkilötietojesi siirtäminen suojataan kaikissa tapauksissa Euroopan komission vakiosopimuslausekkeilla, jotka asianomaiset yksiköt ovat hyväksyneet
(http://EUR-Lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32004D0915) (http://EUR-Lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32010D0087).

Joissakin tapauksissa saatamme luovuttaa henkilötietojasi muille osapuolille, jotta voimme: (i) noudattaa lakia tai vastata pakolliseen oikeusprosessiin (kuten etsintälupa tai tuomioistuimen määräys) tai pyytää tietoja sääntelyviranomaiselta tai muihin juridisiin tarkoituksiin; (ii) tarkastaa tai valvoa noudatetaanko palveluja koskevia käytäntöjä; tai (iii) suojella omia tai tytäryhtiöidemme, liikekumppaneidemme tai asiakkaidemme oikeuksia, omaisuutta tai turvallisuutta tai muita meidän ja/tai tytäryhtiöidemme liiketoimietuja ja tietosuojalakien mukaisesti.

Saatamme jakaa henkilötietojasi muiden liiketoimintayksiköiden kanssa liittyen liiketoimintamme tai sen osan myyntiin, siirtoon, sulautumiseen tai muuhun siirtoon kyseiselle liiketoimintayksikölle.

Aina silloin, kun meidän on jaettava henkilötietojasi kolmansille osapuolille, rajoitamme henkilötietojen luonteen ja luokat siihen, mitä vaaditaan sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi sinua kohtaan tai oikeudellisten ja/tai lainsäädännöllisten vaatimusten täyttämiseksi. Saatamme anonymisoida henkilötietosi yksityisyyden suojaamiseksi.

Miten suojelemme henkilötietojasi
Pyrimme varmistamaan henkilötietojesi suojaamisen tuotteidemme, palveluidemme, sivustojemme ja sovelluksien suunnittelussa. Pankkitietojen siirrot salataan SSL (Secure Socket Layer)-protokollan avulla. Työntekijämme ovat tietoisia henkilötietojen käsittelyn rajoituksista, saavat säännöllisesti tietosuojaa koskevaa koulutusta ja noudattavat sisäisiä sääntöjä sovellettavien eurooppalaisten ja kansallisten säädösten mukaisesti.

Ymmärrämme, että tietojen säilyttäminen turvallisella tavalla on olennaista. Siksi tallennamme henkilötiedot ja muun datan käyttämällä asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojatoimia tietojen turvaamiseksi ennakoitavilta riskeiltä, kuten luvattomalta käytöltä, paljastamiselta, tuhoamiselta tai muuntamiselta. Vaikka pyrimme parhaamme mukaan tallentamaan keräämämme tiedot turvalliseen toimintaympäristöön, joka ei ole yleisön ulottuvilla, emme voi taata täydellistä turvallisuutta. Vaikka pyrimme varmistamaan verkkomme ja järjestelmiemme yksityisyyden ja turvallisuuden, emme voi taata, että turvatoimemme estävät kolmannen osapuolen "hakkereita" saamasta näitä tietoja.

Teemme yhteistyötä kolmansien osapuolien kanssa, jotka kunnioittavat yksityisyyden suojaa, ja me annamme heidän käyttöönsä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä heidän velvollisuuksiensa hoitamiseksi. Tietojenvaihdot suoritetaan turvattujen protokollien avulla. Henkilötietojesi korkean turvallisuustason varmistamiseksi suoritamme alihankkijoillemme tietosuojalakien edellyttämiä tarkastuksia ja auditointeja.

Kuinka kauan säilytämme tietoja
Säilytämme palveluidemme käyttöön liittyviä henkilötietojasi asiakassuhteemme keston ajan ja maakohtaisen lakisääteisen ajan ja vielä mahdollisen lain määräämän ajanjakson jälkeen, kun asiakastili on suljettu lainkäytön, sääntelyn, tarkastusten ja verotuksen osalta. Tämän ajan umpeutumisen jälkeen tiliisi ja palveluiden käyttöön liittyvät henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan tietosuojalakien mukaisesti. Kaikki henkilötiedot, jotka olet antanut meille markkinointia varten, säilytetään, kunnes ilmoitat meille, että et enää halua saada näitä tietoja.

Ilmoitus muista palveluista ja tuotteista
Haluaisimme käyttää nimeäsi ja sähköpostiosoitettasi tiedottaaksemme sinulle tulevista tai liittyvistä palveluista, tarjouksista ja vastaavista tuotteista. Jos annat meille suostumuksesi markkinointiviestinnän vastaanottamiseen, tarjoamme mahdollisuuden peruuttaa tilaus jokaisessa sähköisessä viestissä. Näitä tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ja voit lopettaa tilauksen milloin tahansa sähköpostitse tai sivustomme kautta.

Mitkä ovat oikeutesi?
Tietosuojalakien mukaan sinulla on useita lisäoikeuksia liittyen henkilötietoihin. Tietyin tietosuojalakien mukaisin edellytyksin sinulla on oikeus: (i) nähdä henkilötietosi; (ii) pyytää henkilötietojen oikaisua; (iii) pyytää henkilötietojesi poistamista muiden sääntely-tai sopimus velvoitteiden mukaisesti; (iv) pyytää henkilötietojesi siirtämistä (oikeus siirrettävyyteen antaa sinun hankkia osan tiedoista avoimessa, koneellisesti luettavassa muodossa), jossa tiedot käsitellään suostumuksen perusteella ja automatisoidulla tavalla; (v) vastustaa henkilötietojesi käsittelyä; tai (vi) rajoittaa henkilötietojasi käsittelyä, jotta voidaan varmistaa sen paikkansapitävyys, vastustaa sen poistamista tai käyttää tai puolustaa laillisia oikeuksiasi.

Jos käytät oikeuttasi pyytää henkilötietojen poistoa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä, sinun tulee olla tietoinen siitä, että tämä vaarantaa kykymme tarjota sinulle palveluja ja tuotteita.

Jos haluat tehdä valituksen siitä, miten henkilötietojasi on käsitelty, voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme, jonka tiedot voidaan toimittaa sinulle pyydettäessä, tai voit lähettää sähköpostiviestin osoitteeseen privacy@ugiintl.com (Kosan Gasin emoyhtiö). Tietosuojavastaava tutkii asian ja vastaa viipymättä sinulle tai asuinmaasi valvontaviranomaiselle.

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojailmoituksesta tai henkilötietojesi käsittelystä, ota yhteyttä privacy@ugiintl.com .